Su empresa trabaja en el proyecto de su vida. El éxito parece estar garantizado, pero si fracasa, recobrarse no será simple.

04-03-17

Salas de datos virtuales han aparecido como solución a las necesidades de realizar acciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones cuando se pasa el derecho de vender la corporación o una de sus partes. Eso necesita manipular grandísimas cantidades de ficheros y archivos, cosa que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para este fin se crean las salas de datos virtuales.

Lo que era aún más complicado de cumplir, era la seguridad, porque que los datos eran de fácil acceso. Si se debía que crear una copia de los documentos, se debía pedir acceso por escrito. La incomodidad de este caso es obvia: se debe mandar un trabajador de la empresa a otra localidad, hasta a un otro país y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor debía comprar un espacio para almacenar los documentos, ya que se trataba de miles de informes. Antes no había la posibilidad de mirar los informes requeridos en la red, los clientes y socios potenciales necesitaban trasladarse hasta las oficinas de la empresa vendedora, la cual posibilitaba el acceso a la información necesaria. Es muy importante vigilar que los archivos confidenciales no se escapen o lleguen a parar a manos de unas terceras personas.

El funcionamiento de una sala de datos virtual permite el proceso de trabajo abierto con muchas compañías socias, que incrementa el porcentaje de éxito en el mercado. Ahora esta manera de trabajar con la documentación ya es cosa del pasado. Las salas de datos virtuales no ocupan espacio, ya que todos los documentos permanecen en los servidores del proveedor, es decir, en un es.datarooms.org espacio virtual. Salas de datos virtuales aparecieron como una respuesta cómoda a mayores demandas de las organizaciones. Una sala de datos virtual es una plataforma de internet idealmente organizada, que hace posible cumplir con medidas de seguridad de altos niveles y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos. Los documentos permanecen bien clasificados de acuerdo con las categorias que se asignan. Como palabras principales en estas salas de datos virtuales, podemos encontrar comodidad y seguridad.

Los dos están muy juntos, porque cuando se empieza el trabajo con una sala virtual, el permiso de entrada se asigna sólo a el personal autorizado, que se puede cambiar o redactar, página por página. Los líderes del sector deben proporcionaropciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, entrada, organización. Y, por supuesto, a todas horas puede contar con el soporte de un asistente para qualquier cuestión que aparece. Se puede poner restricción por horario o IP, algunos proveedores ofrecen incluso varios niveles de identificación, así que puede estar seguro de que sus documentos no llegarán a parar en manos no peligrosas. El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Si se imagina a una sala de datos como algo complicado y muy especializado, puede relajarse, ya que este espacio virtual se adapta a las demandas del cliente.

Según los datos de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan más frecuentemente en las siguientes operaciones que requieren protección de la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • formación de un archivo completo de informes
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Está claro que puede seguir con una sala da datos tradicional, pero en el mundo de hoy y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos desarrollos tecnológicos que proporcionan comodidad, seguridad, soluciones adaptadas para los clientes y que facilitan de manera notable el manejo de información y trabajo con los datos más importantes.

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